Tentang S-Office.Id

Aplikasi Smartoffice merupakan salah satu inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dikembangkan untuk mendukung pelayanan administrasi perkantoran di Kementerian Agama. Dimulai dari Pengajuan layanan, disposisi, proses hingga selesai, dilengkapi notifikasi, dan semuanya dikelola oleh satu sistem yang terintegrasi.

Beberapa tujuan dari pengembangan sistem Smartoffice yaitu:

  1. Mengimplementasikan kebijakan terkait e-Government sebagai sarana pendukung dalam mewujudkan pelayanan publik secara praktis dan efisien.
  2. Mewujudkan sistem pengarsipan dokumen secara digital
  3. Meningkatkan kinerja instansi pemerintah
  4. Membangun wadah utama sebagai pusat intergrasi sistem dilingkup pemerintahan

Beberapa manfaat dari implementasi sistem Smartoffice yaitu:

  1. Memudahkan publik dalam mengirim surat secara online ke instansi pemerintah
  2. Memudahkan publik dalam mengetahui/mentracking posisi surat yang dikirimkan ke instansi pemerintah
  3. Memudahkan sistem pengarsipan surat masuk/keluar
  4. Memudahkan pimipinan dalam mendisposisi surat masuk secara mobile
  5. Memudahkan pegawai terutama pimpinan dala mencari surat atau dokumen saat diluar kantor
  6. Mempermudah pengambilan kebijakan
  7. Memudahkan pimpinan dalam melakukan evaluasi dan monitoring
  8. Memudahkan koordinasi dalam lingkup kedinasan
  9. Mengefisiensikan biaya ATK, biaya kurir dan biaya operasional dalam pendistribusian surat
  10. Mempermudah ASN terutama Pimpinan dalam mengakses seluruh data/informasi dari seluruh sistem yang terintegrasi ke Smartoffice
  11. Membantu penyimpanan agenda, pengumuman dan dokumen instansi

Daftar Persyaratan/ Dokumen Layanan

SELURUH DOKUMEN DISCAN (DISATUKAN DALAM PDF) DAN DIUPLOAD KE DALAM FORM PENGAJUAN

Urusan Tata Usaha Umum (2)
Permintaan Data Keagamaan (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Surat/Dokumen yang diajujan kepada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Batang Hari (0):

Urusan Tata Usaha Keuangan (2)
Cetak Amprah Gaji Pegawai (1):
- Surat Permohonan/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Petugas Front Office

Rekomendasi Kredit Bank untuk PNS (2):
- Form dari Bank yang Telah Diisi (Bank yang sudah melakukan MoU dengan Kantor Kemenag)
- Slip Gaji dari Bendahara

Urusan Tata Usaha Kepegawaian (3)
Permohonan Cuti (1):
- Surat Permohonan (Mencantumkan Jenis Cuti dan Alasannya)

Legalisir SK (2):
- Dokumen Asli
- Fotocopy Dokumen yang Akan Dilegalisir

Kenaikan Gaji Berkala (2):
- Foto Copy Gaji SK Gaji Berkala Sebelumnya (bagi yang pernah naik gaji berkala)
- Foto Copy SK Kenaikan Pangkat terakhir

Seksi Penyelenggara Haji dan Umroh (7)
Rekomendasi Pembuatan Pasport Umroh (4):
- Surat Pengantar dari Travel Umroh Yang Terdaftar
- Fotocopy KTP dan Kartu Keluarga
- Fotokopi Surat Nikah (bagi yang sudah menikah) atau fotokopi Akta Kelahiran (bagi yang belum menikah)
- Pas Foto Terbaru (Latar Belakang Putih) Ukuran 3x4 cm Sebanyak 3 Lembar

Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setoran Awal BPIH karena Meninggal Dunia (8):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000, dari Ahli Waris/ Kuasa Waris
- Surat Keterangan Kematian yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa di ketahui Camat
- Surat Keterangan Waris bermaterai 6.000, yang dikeluarkan Lurah/Kepala Desa diketahui Camat
- Surat Keterangan Kuasa Waris yang di tunjuk Ahli Waris untuk melakukan Pembatalan Validasi bermaterai 6.000
- Foto Copy KTP Ahli Waris/Kuasa Waris
- Surat Pernyataan Mutlak dari Ahli Waris/Kuasa Waris bermaterai 6.000
- Bukti Asli Setoran Awal BPIH, Asli Aplikasi transfer Setoran Awal BIH, SPPH
- Fhoto Copy Buku tabungan Aktif a.n Jamaah Haji yg bersangkutan dan Ahli Waris dengan menunjukkan yang asli (Bank yang Sama)

Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setoran Lunas BPIH karena Meninggal Dunia (8):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000, dari Ahli Waris/ Kuasa Waris
- Surat Keterangan Kematian yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa di ketahui Camat
- Surat Keterangan Waris bermaterai 6.000, yang dikeluarkan Lurah/Kepala Desa diketahui Camat
- Surat Keterangan Kuasa Waris yang di tunjuk Ahli Waris untuk melakukan Pembatalan Validasi bermaterai 6.000
- Foto Copy KTP Ahli Waris/Kuasa Waris
- Surat Pernyataan Mutlak dari Ahli Waris/Kuasa Waris bermaterai 6.000
- Bukti Asli Setoran Awal dan Setoran Lunas BPIH, Asli Aplikasi transfer Setoran Awal BIH, SPPH
- Fhoto Copy Buku tabungan Aktif a.n Jamaah Haji yg bersangkutan dan Ahli Waris dengan menunjukkan yang asli (Bank yang Sama)

Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setoran Awal BPIH Reguler (6):
- Surat Permohonan Pembatalan dengan Mencantumkan Alasan yang jelas, Bermaterai 6.000 yang ditujukan ke Kepala Kankemenag
- Bukti Asli tanda Bukti Setoran Awal BPIH yang dikeluarkan oleh BPS BPIH
- Asli Aplikasi Transfer Setoran Awal BPIH
- SPPH
- Foto Copy buku tabungan yang masih aktif A.n Jamaah yang bersangkutan dan Menunjukkan yang asli (Bank yang Sama)
- Foto Copy KTP dan Menunjukkan yang asli

Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setoran Lunas BPIH Reguler (6):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000
- Bukti Asli tanda Bukti Setoran Awal dan Setoran Lunas BPIH yang dikeluarkan oleh BPS BPIH
- Asli Aplikasi Transfer Setoran Awal BPIH
- SPPH
- Foto Copy buku tabungan yang masih aktif A.n Jamaah yang bersangkutan dan Menunjukkan yang asli
- Foto Copy KTP dan Menunjukkan yang asli

Pembatalan Nomor Validasi Jamaah Haji Meninggal Dunia (8):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000, dari ahli waris/Kuasa Waris
- Surat Keterangan Kematian yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa di ketahui Camat
- Surat Keterangan Waris bermatrai 6000, yang dikeluarkan Lurah/Kepala Desa diketahui Camat
- Surat Keterangan Kuasa Waris yang di tunjuk Ahli Waris untuk melakukan Pembatalan Validasi bermatrai 6000
- Foto Copy KTP Ahli Waris/Kuasa Waris
- Surat Pernyataan Mutlak dari Ahli Waris/Kuasa Waris bermatrai 6000
- Bukti Asli Setoran Awal BPIH, Asli Aplikasi transfer Setoran Awal BPIH
- Fhoto Copy Buku tabungan Aktif a.n Jamaah Haji yg bersangkutan dan Ahli Waris dengan menunjukkan yang asli (Bank yang Sama)

Pembatalan Nomor Validasi Jamaah Haji (4):
- Surat Permohonan bermaterai 6.000
- Bukti Asli Setoran Awal BPIH yang dikeluarkan BPS BPIH
- Asli Aplikasi transfer setroran Awal BPIH
- Foto Copy buku Tabungan yang masih aktif A.n Jamaah Haji yang bersangkutan dan Menunjukkan yang asli (Bank yang Sama)

Seksi Bimas Islam (2)
Rekomendasi Bantuan untuk Rumah Ibadah (4):
- Surat Permohonan yang Diketahui oleh Lurah/ Kepala Desa, dan kepala KUA Kecamatan
- Proposal Permohonan Bantuan
- Sertifikat Tanah, IMB
- SK Pengurus Rumah Ibadah

Rekomendasi Pendirian Rumah Ibadah (4):
- Permohonan dari Pengurus Rumah Ibadah yang diketahui oleh Lurah/Kepala Desa, Ka.Kua Kecamatan
- Sertifikat Tanah, IMB
- Susunan pengurus rumah ibadah
- Surat Rekomendasi dari FKUB

Seksi Pendidikan Madrasah (9)
Legalisir Ijazah (2):
- Dokumen Asli
- Fotocopy Dokumen yang Akan Dilegalisir

Rekomendasi Pindah Madrasah Antar Kabupaten/ Kota (2):
- Surat Permohonan dari Orang Tua/ Wali
- Surat Keterangan dari Sekolah/ Madrasah Asal dan Penerima

Rekomendasi Ijin Penelitian di Madrasah (2):
- Surat Pengantar dari Kampus/ Kesbangpol
- Fotocopy Proposal Penelitian

Rekomendasi Pendirian Madrasah Swasta dan RA (8):
- Surat Permohonan
- Formulir Pendirian Madrasah
- Surat Kesanggupan pembiayaan bermaterai 6.000
- Dokumen Study Kelayakan Calon Madrasah
- Foto Copy Sah Akta Notaris organisasi penyelenggara/SK Menkumham
- Foto Copy SK Struktur Organisasi/Yayasan,AD/ART
- Foto Copy SK Struktur Manajemen dan Personalia Madrasah(SK,Ijazah,DRH)
- Foto Copy Kurikulum, RKM, dan Daftar Sarana Prasarana

Penambahan Jam Mengajar (3):
- Surat Permohonan
- Surat Persetujuan dari Madrasah Asal
- Surat Persetujuan dari Madrasah yang Dituju

Surat Keterangan Pengganti Ijazah (2):
- Surat keterangan hilang dari Kepolisian bagi Ijazah yang hilang, bagi Ijazah yang rusak harus melampirkan Ijazah tersebut
- Surat Permohonan Bermaterai 6.000

Rekomendasi Izin PPL Mahasiswa di Madrasah (1):
- Surat Pengantar dari Perguruan Tinggi

Rekomendasi Bantuan Sarana Prasarana Madrasah (2):
- Surat Permohonan
- Proposal Permohonan Bantuan (Dilengkapi Sertifikat Tanah, SK Pendirian, RAB dan Foto-foto)

Pengajuan Bahan Sertifikasi Guru Madrasah (1):
- Dokumen Usulan

Penyelenggara Syariah (5)
Permintaan Rohaniawan (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Permintaan Pengukuran Arah Kiblat (1):
- Surat Resmi Dari Pemerintahan Desa atau Pengurus Masjid/ Mushalla

Permintaan Jadwal Shalat/ Imsakiyah (1):
- Surat Resmi/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Front Office

Permintaan Konsultasi Syariah (1):
- Surat Permohonan/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Front Office

Permintaan Pembaca Doa (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Seksi PAIS (1)
Pengajuan Bahan Sertifikasi Guru Agama pada Sekolah Umum (1):
- Dokumen Usulan

Seksi Pendidikan Diniyah dan Pontren (3)
Izin Operasional Madrasah Diniyah Takmiliyah Awaliyah dan Pondok Pesantren (5):
- Surat Permohonan dan Proposal
- SK Kepala, SK Guru, dan SK Tenaga Administrasi
- Data Guru, Data Peserta Didik/ Santri, dan Jadwal Pelajaran
- Surat Perjanjian (Bermaterai 6.000)
- Akta Notaris

Rekomendasi Bantuan untuk Pondok Pesantren (5):
- Surat Permohonan
- Proposal Bantuan (Dilengkapi Profil Pondok Pesantren)
- Foto Copy Surat Izin Operasional Pondok Pesantren
- Foto Copy Akta Notaris Yayasan dan Surat Pengesahan Menkumham
- Foto Copy Surat Keputusan Kepemilikan Tanah atas nama Yayasan

Izin Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Al-Quran (4):
- Surat Permohonan
- Surat Rekomendasi dari Kepala KUA Kecamatan
- Proposal Penyelenggaraan Pendidikan Al-Quran
- Data Lembaga

Login Petugas

Cek Status

Pengajuan/ Permohonan Layanan

lihat daftar persyaratan/ bahan dokumen yang harus diupload
Sebelum melanjutkan mengisi form di bawah ini, silakan siapkan (scan) dokumen persyaratan terlebih dahulu

Pengaduan/ Keluhan